酒店采购环节内部控制

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  采购环节的成本控制对一个企业开源节流,提高资金使用效益起着至关重要的作用。从酒店的运营来看,材料采购的内部控制主要集中在仓储存货采购、每日菜单采购以及临时紧急采购三个方面。本文将从这三个主要方面,结合coso内部控制理论来探讨酒店材料采购的内部控制问题。 

  一、仓储物资采购流程 

  酒店成本管理部下一般设有客房仓库、工程仓库、食品仓库、管事仓库等四个仓库。这是一个庞大的仓储物资系统,其管理的好坏对酒店的运营成本将有较大的影响,因此建立一个完善的仓储物资采购控制非常必要。 

  ⑴最低订货点和最佳订货量 

  事先根据以往的使用情况以及物资采购的时间总结出企业一般情况下的最低订货点和最佳订货量,以方便制定采购时间及采购量。 

  ⑵编制月度采购计划 
本文发表于博锐管理在线|www.boraid.com|32 
有条件的企业应建立一个内部存货管理计算机系统对企业的仓储物资进行管理。每月末,仓库部门根据内存货管理系统对现有存货的数量编制下月度的存货采购计划。 

  ⑶采购计划复核 

  仓库部门编制的采购计划需经过成本经理的确认,成本经理接单后需将采购计划的进度与酒店日常消耗以及最低订货点和最佳订货量的要求相比较,符合采购要求便签字,从而进一步审核,避免过多的采购物资。 

  ⑷报价 

  采购部根据经过批准的采购计划,向供应商名单中供应商询价,并将询价结果输入系统。 

  ⑸价格审查 

  内部采购审查人员审查供应商的报价是否合理。如果发现各供应商的报价不合理,可以要求重新报价或向供应商名单中的备用供应商询价。采购审查人员也可以独立向市场询价。 

  ⑹采购计划的批准 

  财务总监为采购计划的最终批准人。 

  ⑺订单 

  采购部根据经过批准的月度采购计划,在系统库存到达最低订货点时向供应商发出订单,并生成标准格式的订单,列明货物的数量、单价、种类、规格、交货期要求等信息。 

  ⑻收货 

  收货部门通过系统的存货模块,根据订单上列明的采购物品的各种信息验收货物。收货后还需出具验收证明并将货物交仓储管理员进行登记。 

  ⑼付款 

  存货管理系统会根据存货模块的验收记录以及订单的付款期要求自动提示应付款清单计划供财务部使用。 
  

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